每次要舉辦活動、邀約聚餐時,是不是都會擔心受邀的對象沒辦法配合活動時間?又或是決定了活動日期後,剛好約到大家都沒辦法參與的日子呢?這次 David 要來教大家透過共用 Google 日曆的方式,來查看所有共用 Google 日曆帳號的朋友是否在活動當天都剛好有空,讓大家在舉辦活動時可以更加順利,省下不必要的日期挪移問題。而這個功能要怎麼使用呢?請看以下步驟教學。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

第一步 - 在電腦上開啟 Google 日曆

要進行任何設定前,請先透過 Chrome 開啟 Google 日曆,並登入平常使用的 Google 日曆帳號或是已與朋友共用的 Google 日曆帳號。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

第二步 - 在頁面左側找出「其他日曆」

登入 Google 日曆帳號後,請在頁面的左下側找到「其他日曆」選項,接著,點擊右側倒三角形選項。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

 

第三步 - 決定您要查看哪個人的日曆後,在方塊中輸入對方的電子郵件地址,然後選取日曆的名稱

找到「其他日曆」的選項後,並點選右側倒三角形選項鍵叫出搜尋列後,即可在搜尋列中輸入對方的電子郵件地址,按下 Enter 後即可顯示出對方行程表。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

第四步 - 確認是否檢視成功

如果對方有公開日曆,或是對全機構的人公開日曆,那麼輸入對方的電子郵件地址後就會立刻顯示出對方的行事曆。接著,就可以查看對方在活動日當天是否有空,若有空即可寄送活動邀請給對方,若沒空也可以聯絡對方再三確認是否可以赴約。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

相反的,若對方沒有公開日曆,或是沒有對全機構的人公開自己的行事曆,那麼就沒辦法查看對方的行事曆。如果沒辦法看到對方的行程,請參考下個步驟,要求對方與自己共用 Google 日曆。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

如果對方沒有公開日曆,你可以向對方送出要求,請他們與你共用日曆。對方如果與你共用日曆,你就會收到電子郵件。接著,就可以在自己的 Google 日曆中查看對方的完整行程。

[Google小教室]如何透過Google日曆看看某人是否有空

 

善用共用 Google 日曆的特色,不僅能快速邀請所有朋友參加活動,還能查看所有一起共用日曆的朋友在何時有空,這麼一來也能節省活動主辦人的時間,以及減少決定日期的爭執與討論,讓大家都能輕輕鬆鬆的透過共用 Google 日曆的方式,順利的舉辦活動。