不再使用FaceBook 與 LINE交辦工作!ChatWork讓你公私分明

在工作職場上越來越多溝通都是透過網路來聯繫,無論是公司專屬信箱、FaceBook、LINE或更多通訊軟體,但公司專屬信箱在離開公司網域後,可能會因為資料安全而有使用上限制,如果使用社群通訊軟體,對於員工來說也有私生活被侵犯的感覺,畢竟有時候想在社群網站罵老闆發洩一下,如果把上司都加進來,有時也會難以開口。

成立於西元2000年的日本軟體公司EC Studio,最早為了內部會議與溝通便利,所以開發了ChatWork這個系統,後來隨著功能的演進,正式將ChatWork這對於增加工作效率的溝通系統向外推行。在2012年時,還將公司名稱改為ChatWork,目前除了在日本與美國外,還在盧森堡成立據點。而這次獲邀參與ChatWork的研討會,會中除了說明這系統的強大好用之外,也意味著ChatWork正式跨入台灣市場。

不再使用FaceBook 與 LINE交辦工作!ChatWork讓你公私分明

 

ChatWork在全世界眾多國家中,選擇台灣的原因,除了IT基礎建設完備與對新IT服務的接受度高外,最主要還是在台灣非常多公司在e-mail外,對於公司已經越來越依賴FaceBook或其他通訊社群軟體,而員工與上司間也出現了對這樣沒有隱私的溝通方式感到排斥,所以ChatWork選擇台灣為拓展日本以外市場的重點區域,希望除了可以改善溝通效率外,也能在非上班時間時,可讓員工得到真正的休息與放鬆。

 

但若要真正讓習慣使用社群通訊軟體的公司跳離原本溝通模式,要取而代之的軟體必須要有過人之處,才會讓這些公司願意採用。ChatWork也自行整理出他們與其他溝通工具的差異,以下分享給大家參考。

 

首先是公司企業最依賴的電子郵件,在企業內使用電子郵件最常遇到的問題,首先應該就是可附加檔案的上限太低,導致有些檔案還必須透過其他雲端方式來傳遞,相當費工夫;而ChatWork目前可支援5GB大小檔案的傳遞,讓資料傳遞更順暢。另外電子郵件地址容易外流,而外流的結果就是開始會收到一堆垃圾信件,如果有重要消息時,而卻被垃圾掩沒,這真的會讓寄件與收件人扼腕;ChatWork的溝通方式是以封閉系統的方式進行,當然不會有垃圾郵件干擾,並可直接傳達到收件人手中,而過往的訊息與聯繫,都可以透過搜尋來追朔,相當方便。當然在外部溝通上部分還是要透過電子郵件來進行,但至少內部溝通部分,使用ChatWork後幾乎就可取代信件。

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除了E-Mail外,前面也有提到使用新型態的社群通訊軟體來溝通公事,但最大問題是當訊息出現時,會造成使用者不得不快速回覆的壓力,而社群通訊軟體最開始的立意是讓人們在網路上找回你的老友或是找到新朋友,讓聯絡與感情都更密切,而不是來讓你找到更多的工作。目前在法國已經明文規定在員工休息與下班時間,不得以電子郵件或是通訊軟體來交辦公事,而德國也計畫跟進;在這部分使用ChatWork可以方便管理,在下班後,可直接將軟體關閉,而且訊息並沒有已讀通知,所以也不會有已讀不回的困擾,因此就可以依照自己工作的步調來一一完成任務。

對公司來說,難免會在社群通訊軟體中溝通機密事項,若員工離職,資料有可能留在個人帳戶中;而ChatWork在員工離職後,可刪除帳戶,避免資料外流的憾事發生。

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而另一個企業常用的通訊軟體Skype,除了歷史資料紀錄無法在不同電腦同步外,人員離線時也無法傳送檔案,非常不方便;而ChatWork使用雲端儲存,除了可以離線傳送資料外,還可在不同裝置同步資料,非常方便。另外ChatWork還有交辦人與負責人的共同管理功能,讓重要的任務可在系統中被歸類,除非自己不想去完成,不然不會有遺漏發生。

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看了與其他溝通工具的比較後,相信大家也想了解ChatWork的功能有哪些?ChatWork最主要功能有四大類,分別為群組交談功能、工作管理功能、檔案共享功能與最新的視訊會議語音通話功能。

群組交談

群組交談可與一位或多位成員進行交談,可使用回覆、引用、複製或標示未讀取方式來進行應用,另外也可以將訊息轉為工作任務並交辦,若要提醒之前聊過的話題,還可以使用連結功能,讓閱讀者馬上可跳轉至該動態。

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當然除了一般的文字輸入外,還可使用表情符號,也可傳送檔案。若有話想對特定人說明,也可善用指定交談對象來提醒。

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工作管理

工作管理部分,可透過建立工作任務與設定期限來讓交辦的任務更清楚,並透過指定擔任任務人,來明白工作歸屬。

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在工作被交付後,就會有任務與期限的列表,只要在完成任務後按下完成,就可通知交辦者目前進度。

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檔案共享

檔案共享功能,就如之前在群聊功能所提到的可傳送檔案,只要透過拖曳或點選,就可將檔案分享到群組畫面,無論是Word、Excel、圖片,都可以進行共享,群組內成員也可以進行下載。另外在群組中所分享過的檔案,都可藉由群組中的檔案匣進行集中管理,也可根據檔案名稱搜尋,非常實用。

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視訊會議/語音通話

視訊會議與語音通話部分為ChatWork最新功能,透過電腦上的視訊鏡頭與收音裝置,或是直接在智慧型手機上下載APP,都可以透過這功能直接進行遠端視訊會議或通話,讓溝通更為快速。另外還可以分享桌面,讓簡報更清楚有效率。

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目前ChatWork除了透過網頁(https://www.chatwork.com)來進行溝通外,還可利用手機APP來讓離開公司辦公的夥伴,也可與公司保持聯繫,以隨時獲取最大支援。目前全球已經超過4萬6千家公司與團體使用,例如京都的TED,也採用這系統作為內部溝通與任務交辦使用,讓活動更為順利。在這邊也推薦給台灣的企業主,有了這個系統後,相信在工作上可以得到更有效的管理,也可讓員工在下班休息時更有自我的空間。

iOS:https://itunes.apple.com/en/app/chatwork-iphone-edition/id463672966?l=en&ls=1&mt=8

Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.ecstudio.chatworkandroid&hl=en

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